Hochzeitscatering: Checkliste für Ihre Planung

Beim Catering geht selten etwas spektakulär schief. Was schiefgeht, sind Kleinigkeiten, die niemand angesprochen hat: Es gibt keinen Strom für die Wärmebehälter, das Buffet steht in der prallen Sonne, oder die Trauung dauert vierzig Minuten länger als geplant und das Essen wartet. Diese Checkliste ist nach Zeitpunkten sortiert, damit die richtigen Fragen früh genug gestellt werden.

12 bis 6 Monate vorher

• Datum und Location festlegen — beides braucht der Caterer, bevor er überhaupt zusagen kann.
• Ungefähre Gästezahl schätzen. Eine Spanne genügt zu diesem Zeitpunkt völlig.
• Anfragen verschicken. Für Hochzeiten sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll, in der Hauptsaison von Mai bis September gerne mehr.
• Budgetrahmen intern klären — offen darüber zu sprechen erspart später das Streichen von Positionen.

6 bis 3 Monate vorher

• Format entscheiden: Empfang, Buffet, gesetztes Menü oder eine Kombination.
• Menürichtung abstimmen und klären, wie viele vegetarische und vegane Gäste zu erwarten sind.
• Serviceumfang festlegen: Wie viele Servicekräfte, für wie viele Stunden, mit oder ohne Abbau.
• Klären, wer Geschirr, Gläser und Stehtische stellt — Location oder Caterer.
• Angebot schriftlich einholen, mit einzeln ausgewiesenen Positionen.

3 Monate bis 4 Wochen vorher

• Location gemeinsam mit dem Caterer durchgehen: Zufahrt, Küche oder Küchenersatz, Strom, Wasser, Kühlmöglichkeit, Fläche für das Buffet.
• Zeitplan des Tages abstimmen — insbesondere, wann gegessen wird und wie lange die Trauung realistisch dauert.
• Allergien und Unverträglichkeiten sammeln.
• Bei Feiern im Freien einen Schlechtwetterplan festhalten. Nicht mündlich, sondern schriftlich.

Die letzten Wochen

• Finale Gästezahl übermitteln. Kleine Änderungen sind bis kurz vorher meist unproblematisch.
• Ansprechperson für den Tag benennen — jemand aus der Hochzeitsgesellschaft, nicht das Brautpaar.
• Ablauf und Uhrzeiten final bestätigen.
• Kinder und Dienstleister nicht vergessen: Fotograf, Band und DJ essen ebenfalls.

Fragen, die Sie Ihrem Caterer stellen sollten

1. Wie viele Servicekräfte sind für wie viele Stunden im Angebot kalkuliert?
2. Was passiert, wenn sich die Gästezahl kurzfristig ändert — und bis wann?
3. Sind Geschirr, Besteck und Gläser enthalten oder optional?
4. Wer baut auf und wer räumt ab? Und wann ist die Location wieder frei?
5. Wie wird bei Outdoor-Feiern die Temperatur der Speisen gehalten?
6. Wie werden Allergene vor Ort gekennzeichnet?

Besonderheiten bei Hochzeiten im Freien

Rund um Potsdam finden viele der schönsten Feiern draußen statt — an der Havel, am Templiner See, in Parkanlagen oder in Innenhöfen. Solche Orte haben fast nie eine Küche und oft keinen Strom in Reichweite. Das ist beherrschbar, aber es beeinflusst das Menü: Speisen, die Temperatur und Konsistenz über längere Zeit halten, sind hier die bessere Wahl als Gerichte, die exakt im richtigen Moment auf den Teller müssen. Levantinische Mezze sind dafür fast ideal, weil sie bei Raumtemperatur ausgezeichnet schmecken.

Denken Sie außerdem an Schatten für das Buffet, an eine Windvariante für leichte Dekoration und an Ruhezeiten, falls die Location in einem Wohngebiet oder in einer Parkanlage liegt.

Und dann?

Wenn diese Punkte geklärt sind, ist das Catering am Hochzeitstag der Teil, um den Sie sich am wenigsten kümmern müssen. Wie wir das konkret umsetzen, steht auf unserer Seite zum Hochzeitscatering in Potsdam.